هل تشعر بعدم الراحة أثناء إجراء المقابلات الإعلامية؟ إليك بعض النصائح المفيدة!

أفضل وأسوء الأوقات لإرسال عرض أفكار العلاقات العامة

أفضل وأسوء الأوقات لإرسال عرض أفكار العلاقات العامة

يرتكز فن العلاقات العامة على التبادل الهادف للمعلومات بين الشركات وجمهورها المستهدف. ومن أهم  هذه الممارسات عرض أفكار أنشطة العلاقات العامة. ويتم تعريف هذا العرض على أنه رسالة مصممة بعناية لجذب انتباه وسائل الاعلام والحصول على تغطية إعلامية مميزة. و يعد إرسال عرض الأفكار إلى أحد الصحفيين أمراً بالغ الصعوبًة، خاصة إذا كنت تريد أن تتميز رسالتك عن مئات الرسائل الأخرى التي يتلقاها يومياً.

ونظراً لأهمية التوقيت كأحد العناصر التي لها تأثير كبير، فهو الإجابة المثالية حول كيفية تعزيز فرص تلقي الرد وإقامة علاقة مُميزة مع وسائل الإعلام. ويمكنك تجنب ذهاب رسالتك الإلكترونية إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها فضلاً عن قيامك بجذب انتباه الصحفي من خلال التعرف على متى وكيف تقوم بعرض الأفكار، و هذا ما سوف نتعمق فيه من خلال هذه المقالة عن الأوقات المثالية والأوقات غير المفضلة لإرسال عرض أفكار العلاقات العامة، مما يضمن عدم ضياع رسالتك وسط العشرات من الرسائل الأخرى.

PR Pitch

ما المقصود بعرض أفكار العلاقات العامة؟

هو عبارة عن مقترح أو رسالة مختصرة يتم إرسالها إلى الصحفيين أو المدونين أو العاملين في وسائل الإعلام الأخرى لإثارة اهتمامهم بتغطية قصة أو حدث أو موضوع معين حول منظمة أو شخص مُحدد، و هو جزء أساسي من خطط العلاقات العامة لأنه بمثابة نقطة التواصل الأولى مع وسائل الإعلام.

ما المقصود بعرض الأفكار الإعلامية؟

على الرغم من الشبه بين عروض أفكار وسائل الإعلام وعروض أفكار العلاقات العامة في أغلب الأحيان، إلا أنه من المهم التعرف على الفروقات الطفيفة بين الاثنين. تندرج عروض أفكار العلاقات العامة ضمن التعريف الأوسع للخطة الإعلامية. وتشمل أي اتصالات لجذب انتباه وسائل الإعلام، سواء تم توزيعها عبر وسائل الإعلام المطبوعة والمسموعة التقليدية أو القنوات الإلكترونية مثل المدونات ومنصات التواصل الاجتماعي. و في نهاية المطاف، يعتمد بناء صورة ذهنية إيجابية عامة للشركات أو العلامات التجارية والحفاظ عليها على كيفية صياغة عروض أفكار إعلامية مقنعة.

كيف يمكن إرسال بريد إلكتروني بعرض الأفكار؟

يمكن أن تؤثر الطريقة التي ترسل بها رسالة البريد الإلكتروني بشكل كبير على استقبالها. فيما يلي بعض النصائح الأساسية لصياغة وتقديم رسالة بريد إلكتروني مقنعة تحتوي على عرض الأفكار.

ابحث عن هدفك

يعد البحث عن الصحفيين أو المصادر الإعلامية المستهدفة قبل إرسال عرض الأفكار أمراً مهماً للغاية. بالإضافة إلى فهم مجالات اهتمامهم وخبراتهم وأعمالهم السابقة.ولذلك تذكر دائماً القيام بإجراء تعديلات على عرض أفكارك لتعكس تفضيلاتهم.

صياغة عنوان جذاب

اجعل عنوان رسالة البريد الإلكتروني مختصراً و مبهراً ومترابطاُ مع الموضوع و جاذباً لانتباه المرسل إليه، لأن العنوان هو أول شيء تقع علية عين المرسل إليه.

إضفاء الطابع الشخصي على رسالتك

لا تقم بارسال مقترحات عامة. على سبيل المثال، لإظهار أنك قمت بالبحث الخاص بك، خاطب المرسل إليه بإسمه. كما يمكنك أيضاً ذكر أحدث أعماله أو اهتماماته.

إجعل العرض موجزاً

يتلقى الصحفيون والمدونون يومياً عدداً كبيراً من رسائل البريد الإلكتروني، لذلك ركز على الأفكار الرئيسية والأسباب التي تبرز أهمية قصتك من خلال عرض أفكار موجز .

استخدم الوسائل المرئية

استعين بالرسوم البيانية المرتبطة بالموضوع أو الوسائط المتعددة أو الصور الفوتوغرافية عالية الجودة التي تعمل على تحسين عرضك للأفكار وإضفاء مظهر أكثر جاذبية عليه.

المتابعة بأسلوب مهذب

قم دائماً بإرسال بريد إلكتروني للمتابعة إذا لم تتلقى الرد على الفور. قد يثير تذكير صغير الاهتمام مرة أخرى عندما تختلط رسائل البريد الإلكتروني مع زحام الرسائل الأخرى.

التوقيت

دعونا نتعمق الآن في الجانب الحاسم من هذه المقالة وهو التوقيت، حيث يتلقى الصحفيون في كثير من الأحيان مئات من عروض الأفكار والإشعارات الإعلامية والبيانات الصحفية التي تملأ صناديق الوارد الخاصة بهم يومياً. مما يعني أنك ستتنافس مع مئات الآخرين لجذب انتباه الصحفيين. فكيف يمكنك عرض فكرتك أمام صندوق الوارد الخاص بالجهة التي تتواصل معها بطريقة تجذب الانتباه.

البداية المثالية هي من خلال إنشاء محتوى يتناول الموضوع بشكل مباشر، ومصمم خصيصاً للصحفي. ومع ذلك، قبل إرساله، قم بإلقاء نظرة سريعة على الوقت لأنه أحد العوامل الرئيسية التي تحدد ما إذا كان سيتم فتح عرض أفكارك أم لا. وإليك بعض أفضل الممارسات التي يمكنك اتباعها، سواء كنت تعمل في التسويق عبر البريد الإلكتروني أو العلاقات العامة، لزيادة معدلات إطلاع الصحفيين على رسائلك الإلكترونية:

 

استهدف الأوقات الصباحية

يجب إرسال طلبات عروض الأفكار عندما يقوم المرسل إليه على الأرجح بفتح بريده الإلكتروني، وعادة ما يحدث هذا في الصباح عندما يتحقق العديد من الأشخاص من بريدهم الإلكتروني قبل أو بمجرد وصولهم إلى العمل أو في وقت مبكر من بعد الظهر عندما يأخذ بعض الأشخاص استراحة أثناء تناول الغداء.

تجنب أيام الاثنين بالنسبة للاخبار الرئيسية

وذلك لأن أيام الاثنين عادةً ما تتضمن وجود حالة من الإسراع للانتهاء بشكل عاجل من أي واجبات أو رسائل بريد إلكتروني تم ارسالها في عطلة نهاية الأسبوع أو الأسبوع السابق بالإضافة إلى محاولة التخطيط لما سوف يتم عمله خلال الأسبوع.

التحقق من المناطق الزمنية مره أخرى

لابد للمسوقين وخبراء العلاقات العامة الذين يعملون مع شبكة عالمية مراعاة الاختلافات الزمنية بين المناطق. قبل القيام بعرض أفكارهم، و التعرف على مكان تواجد كل صحفي حتى يتم وضع الخطط المناسبة.

تجنب العطلات الرئيسية

تجنب إرسال عروض الأفكار خلال عطلات معينة إذا كنت تريد أن يتم ملاحظتها. و تعد العطلات الكبرى هي الوقت الذي يتجنب فيه الناس التواصل عبر البريد الإلكتروني. ومع ذلك، ضع في اعتبارك أن المرسل إليه قد يحتفل أيضاً بمناسبات ثقافية أو إقليمية أخرى حسب هويته ومكان تواجده في العالم.

عليك أن تفكر في المناسبات الأخرى المتعلقة بالقطاع الذي تهيمن على وسائل الإعلام في لحظة معينة، باستثناء العطلات.

تجنب أيام الجمعة وعطلات نهاية الأسبوع

بقد يكون من المغري تقديم عرض أفكار يوم الجمعة، إلا أنها ليست بالفكرة الجيدة. في كثير من الأحيان، لا تترك نهاية أسبوع العمل أمام الصحفيين سوى القليل من الوقت لمتابعة عروض أفكار جديدة. و لذلك تعتبر عطلات نهاية الأسبوع اختياراً سيئاً إلى حد كبير لأن معظم العاملين ينشغلون خلال عطلاتهم بأمور حياتية أخرى بعيداً عن العمل .

الخلاصة

يعتمد نجاح عرض أفكار العلاقات العامة بشكل كبير على توقيت الإرسال، فالتوقيت هو كل شيء. و قد يعني ذلك الفرق بين التجاهل والحصول على اهتمام وسائل الإعلام.  كما أن التأكد من عدم نسيان تخصيص رسالتك والبحث عن هدفك والمتابعة حسب الحاجة هو أمر مهم بنفس القدر. يمكنك تعزيز تأثير عرض أفكار العلاقات العامة الخاص بك وتحقيق أهدافك الخاصة بالتواصل عن طريق اختيار توقيت العرض بعناية.

WhatsApp